Une lettre est une communication écrite adressée à quelqu’un et répondant à des règles précises de mise en page et de rédaction. Voici les différents éléments de la lettre.
La lettre suit des règles bien précises :
- de rédaction
- de présentation
- de disposition
Elle doit être écrite clairement et simplement.
Éléments de la lettre
La lettre administrative comporte trois grandes sections :
- Les mentions préliminaires
- Le corps de la lettre
- Les mentions complémentaires
Mentions préliminaires
 | L'en-tête |
L'en-tête est la partie supérieure d'une lettre où figure la dénomination sociale ou l'appellation officielle d'une organisation. Il s'agit d'un élément important de son identité visuelle. Les entreprises et les organismes se servent généralement de papier à lettres à en-tête.
- L’en-tête n’est présent que sur la première page d’une lettre.
- L’en-tête n’est utilisé que pour les entreprises.
- L’en-tête comprend généralement :
- Le logo
- L’adresse
- Les numéros de téléphone et de télécopie (format : X XXX XXX-XXXX)
- L’adresse électronique
- L’adresse du site Web
 | Mode d'acheminement |
Cette mention est facultative et donc, n’apparaît pas nécessairement sur la lettre si la lettre est envoyée par courrier ordinaire. Elle sert à spécifier le moyen utilisé pour acheminer le courrier, au besoin.
L’indication du mode d’acheminement de la lettre se met à gauche de la page, vis-à-vis des mentions de lieu de et de date
Elle est en majuscules et soulignée.
Exemples :
- RECOMMANDÉ
- URGENT
- EXPRÈS
- PAR MESSAGERIE
- PAR TÉLÉCOPIE
- PAR COURRIEL
 | Nature de l'envoi |
Cette mention est facultative et donc, n’apparaît pas nécessairement sur la lettre si la lettre n’a pas de caractère particulier. Elle précise la nature du contenu de la lettre lorsque son envoi exige des précautions.
L’indication de la nature de l’envoi se met à gauche, vis-à-vis des mentions de lieu et de date, sous l’indication du mode d’acheminement, s’il y a lieu.
Elle est en majuscules et soulignée
Exemples :
- PERSONNEL (le sujet traité est de nature personnelle et ne doit pas être ouverte)
- CONFIDENTIEL (le document doit rester secret)
- SOUS TOUTES RÉSERVES (le contenu ne peut pas être utilisé contre le ou la signataire)
 | Lieu et date |
- Le lieu et la date sont des mentions essentielles dans une lettre administrative.
- On peut omettre le lieu s’il est clairement spécifié dans l’en-tête.
- Le lieu est mentionné si l’entreprise possède plusieurs places d’affaire inscrites dans l’en-tête ou que l’en-tête n’indique pas la ville de l’entreprise.
- Le nom du lieu est suivi d’une virgule et de la mention de la date précédée du déterminant le.
- Sainte-Thérèse, le 30 septembre 2022
- On n’indique pas le jour de la semaine dans la mention. (lundi, mardi, etc.).
- Le nom du mois commence par une lettre minuscule en français.
- Il n’y a pas de point après l’indication de l’année
 | Vedette |
Il s’agit du nom, du titre, du nom de l’entreprise ou de l’organisme et l’adresse du ou de la destinataire. Les divers renseignements sont présentés du plus particulier au plus général.
La vedette s’écrit sur la marge de gauche, quatre lignes en dessous des mentions de lieu et de date.
Si la lettre sera insérée dans une enveloppe à fenêtre, la vedette s’écrit sur un maximum de 5 lignes.
| Composantes | Exemple |
| Titre de civilité et nom | Madame Hélène Tremblay-Gagnon |
| Titre de la fonction | Directrice des ressources humaines |
| Nom de l'entreprise | Société Promatec |
| Adresse 1 | 10 564, rue Saint-Denis E., bureau 250 |
| Adresse 2 | Trois-Rivières (Québec) J7E 4G9 |
N.B. : Il y a deux espaces entre la province et le code postal
On évite les abréviations dans la vedette, mais certaines sont acceptables. Cependant, l’abréviation de SAINT (St) ou SAINTE (Ste) n’est pas acceptée dans les noms de villes et de rues. De même, on n’abrège pas la province.
Voici quelques abréviations acceptables :
| Mot entier | Abréviation acceptée |
| boulevard | boul. |
| avenue | av. |
| appartement | app. |
| Est, Ouest, Nord, Sud | E., O., N., S. |
 | Objet |
- L’objet indique brièvement ce sur quoi porte la lettre.
- Idéalement, sur une seule ligne.
- Permet de faciliter la compréhension et le classement.
- Au centre de la page, en gras.
- La mention Objet est toujours au singulier, elle est suivie d’un deux-points et d’une formulation explicite qui commence par une majuscule et sans point final.
- Objet : Acceptation de votre offre de service
- Le texte de l'objet doit être clair, précis et adapté au contexte. Il se compose souvent d’un nom d’action suivi d’un complément.
Le corps de la lettre
 | Appel |
Le corps de la lettre doit toujours débuter par une formule de civilité nommée Appel. Les formules d’appel les plus couramment utilisées sont les titres de civilité Madame et Monsieur. Si on ne connaît pas le sexe on inscrit Madame, Monsieur, sur une ligne ou un en-dessous de l’autre. La mention À qui de droit ne doit pas être utilisée.
On peut aussi, dans tous ces cas, employer simplement « Bonjour, ». Cette formule convient également si une personne ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin, ou si l’on ignore son genre et que l’on ne veut pas en présumer.
L’ajout du nom de famille (patronyme) d’une personne à la suite de son titre est une pratique de plus en plus courante.
L'appel prend toujours une majuscule initiale et est suivi d’une virgule.
 | Corps de la lettre |
Le texte est l’essence même de la lettre. Il se présente en plusieurs paragraphes (au moins trois). Toute lettre comporte trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion.
Introduction
On établit le contact et on amène rapidement le sujet, c’est-à-dire le but principal de la lettre ou ce que l’on veut que la personne en retienne.
Développement
On expose le message : on explique, informe, argumente, etc. Une idée principale par paragraphe.
Conclusion
On fait une synthèse et on invite à passer à l’action.
 | Salutation |
La salutation est la formule de politesse qui termine une lettre. Cette formule doit être simple et adaptée à la personne à qui on écrit.
La salutation reprend la formule d’appel, qui s’écrit entre deux virgules. Elle est parfois soudée à la conclusion de la lettre.
Quelques formules à caractère officiel
Recevez, Appel, nos salutations distinguées.
Agréez, Appel, l’expression de mes sentiments distingués.
Veuillez recevoir, Appel, mes plus cordiales salutations.
Nous vous prions de recevoir, Appel, nos salutations distinguées.
Quelques formules brèves
- Salutations distinguées,
- Meilleures salutations,
- Sincères salutations,
- Je vous remercie d'avance (ou à l'avance) de votre collaboration.
 | Signature |
Le bloc-signature comprend la signature manuscrite, le nom du signataire tapé au-dessous et le titre de la fonction placé avant ou après la signature, sans jamais utiliser de titre de civilité (Monsieur ou Madame). Le bloc-signature peut prendre deux formes différentes. Si le signataire occupe une « fonction unique » ou un poste de direction (ex. : président, directeur général), on tape son titre précédé de l’article, on laisse quatre lignes vides puis on tape le nom. Si le signataire n’occupe pas une fonction unique (lorsque la fonction est exercée par plusieurs personnes), après la salutation, on laisse quatre lignes vides et on tape le nom du signataire et sur la ligne suivante, on inscrit son titre. Voici des exemples :
| Fonction unique ou direction | Fonction exercée par plusieurs personnes |
| Le directeur général, Signature manuscrite Rosaire Saint-Germain | Signature manuscrite Denise Gagnon Agente de bureau |
Si la lettre comporte plus d’un signataire, la signature de la personne détenant le plus haut niveau hiérarchique sera placée à droite. Les signatures sont placées l’une à côté de l’autre.
| Le directeur-adjoint, Signature manuscrite Michel Leblanc | Le directeur, Signature manuscrite Sylvain Sansregret |
Si les signataires occupent un poste de même niveau hiérarchique, les signatures seront placées l’une au-dessous de l’autre, par ordre alphabétique. Si l’on vous autorise à signer à la place de quelqu’un (au nom de), vous devez inscrire « Pour » devant la mention de la fonction de cette personne.
| Pour le directeur général, François Lavallée, Signature manuscrite Karine Proulx Technicienne |
Les mentions complémentaires
 | Initiales d'identification |
Les initiales de la personne qui a rédigé la lettre, qui est généralement aussi la signataire, sont indiquées par convention en lettres majuscules, et celles de la personne qui en a effectué la saisie sont en minuscules; les groupes d’initiales sont séparés par une barre oblique, sans espace avant ni après.
| Josianne Cléroux effectue la saisie d'une lettre que monsieur Robert Joseph a rédigée. Monsieur Joseph signera cette lettre. |
| RJ/jc | Robert Joseph Comptable |
Si la même personne rédige la lettre et en assure le traitement, ce qui est de plus en plus courant, la lettre ne comporte pas d’initiales d’identification.
 | Pièces jointes |
Une pièce jointe est un document qui accompagne la lettre dans l’envoi.
On l’indique au bas de la page, sous les initiales d’identification
On utilise la mention Pièce jointe : , Pièces jointes : ou p. j. :
Cette mention est suivie de la désignation des documents (avec une majuscule)
ou de leur nombre et de leur désignation (sans majuscule)
ou de leur nombre seul s’ils ont été mentionnés dans le document ou s’ils sont nombreux.
 | Copie conforme |
Cette mention est inscrite lorsqu’on désire informer notre correspondant qu’une copie de la lettre est envoyée à d’autres personnes. La mention Copie conforme peut s’écrire au long ou s’abréger (c. c.) et elle est suivie d’une tabulation. Les noms des destinataires doivent être précédés des titres de civilité ABRÉGÉS. S’il y a plus d’un destinataire, il faut respecter l’ordre alphabétique des noms.
| Une copie conforme sera envoyée à la directrice du Service des ressources humaines, madame Hélène Forget et une copie à monsieur Robert Proulx, comptable. |
| c. c. : | Mme Hélène Forget M. Robert Proulx |
Référence supplémentaire : Les éléments de la lettre disponible dans la Vitrine linguistique sur le site de l'Office Québécois de la langue française (OQLF).